Zum Schuljahreswechsel werden von der Systembetreuung in den mittleren 4 Wochen der Sommerferien verschiedene Aufräumarbeiten auf den Arbeitsplatzrechnern und Servern der Schule durchgeführt.

Es gibt aber auch Bereiche in denen die Lehrkräfte aktiv werden sollten:
- Geteilte Daten in der Cloud sollten überprüft werden.
- Verantwortliche von Gruppen sollten zum neuen Schuljahr die Mitgliedschaften ihrer Gruppe überarbeiten.

• Alle Arbeitsplatzrechner werden neu bespielt.
• Lokal gespeicherte Daten gehen verloren.

• Das schulweite Tauschverzeichnis „Schule“ unter „Tausch_auf_Server“ wird geleert.
• Die Klassentauschverzeichnisse „KLASSENBEZEICHNUNG“ unter „Tausch_auf_Server/Klassen“ werden geleert.
• Hinweis: Diese Verzeichnisse erreicht man nur, wenn man an einem Rechner in der Schule angemeldet ist oder über die Schulkonsole.
• Dateien im persönlichen Bereich unter „Home_auf_Server“ werden nicht angefasst.

• Die Klassenverzeichnisse Klasse_KLASSENBEZEICHNUNG in der orangen Lehrkräftecloud werden geleert. (Im Beispiel rechts werden die Verzeichnisse „Klasse_GAST“, „Klasse_SGGS111“, „Klasse_TGM12“ und „Klasse_TGTM13“ geleert.)
• Die Klassenverzeichnisse Klasse_KLASSENBEZEICHNUNG in der blauen Cloud werden entsprechend der Lehrkräftecloud geleert.
• Persönliche Dateien außerhalb dieser Verzeichnisse werden nicht angefasst. (Im Beispiel rechts sind das die Verzeichnisse „klassen“ und „mathematik“.)
• Ebenso bleiben die Inhalte der Verzeichnisse für die Fachschaften erhalten. (Im Beispiel rechts sind das die Verzeichnisse „FS_Mathematik“ und „FS_Sport“.)

Es ist außerdem sehr hilfreich bei den eigenen Teilungen mit anderen aufzuräumen, nicht zuletzt weil sich die Klassenzugehörigkeiten ändern. Beispielsweise erreicht die Teilung mit einer Klasse im nächsten Schuljahr andere SuS in dieser Klasse, denn die alten SuS sind einer neuen Klasse zugeordnet.

Im linken Menü unter „Freigaben“ über „von Dir geteilt“ (zur Anzeige auf kleines Dreieck hinter „Freigaben“ klicken) erhält man eine Übersicht, welche Verzeichnisse oder Dateien man mit anderen geteilt hat.
Darüber kann man auch die Freigabe aufheben.

Auch Teilungen von Kalendern sollte man gegebenenfalls entfernen.

Abteilungsleitungen, Fachschaftsvorsitzende und alle, die eine Gruppe administrieren, sollten die Gruppenzugehörigkeiten überarbeiten.
Dazu gehört die Mitglieder der Gruppe in der Schulkonsole auf den aktuellen Stand zu bringen, um den Zugriff auf Tauschverzeichnisse auf dem Schulserver und den Cloudservern zu regeln - siehe Projekte / Gruppen
Wenn ein E-Mail-Verteiler für eine Gruppe eingerichtet ist, müssen auch dort gegebenenfalls die Mitglieder angepasst werden - siehe Mailinglisten administrieren.