Sind Office-Dateien in der Nextcloud gespeichert, können diese auf zwei Wegen direkt bearbeitet werden. Entweder sie werden online auf dem Server geöffnet oder die Dateien werden mit dem Synchronisationsclient lokal auf einen Rechner kopiert und dort mit einer installierten Software bearbeitet. Andere Dateitypen, wie z.B. Bilder, können nur lokal bearbeitet werden. Zusätzlich können Dateien natürlich vom Server heruntergeladen werden, lokal bearbeitet und abschließend wieder auf den Server hochgeladen werden.

In den meisten Fällen genügt es zum Bearbeiten einer Office-Datei sich an der Nextcloud anzumelden und die Datei online zu öffnen. Die dazu notwendige Office-Software Collabora ist schon auf dem Server installiert und bietet einen recht großen Funktionsumfang, der den meisten Alltagsarbeiten genügt.

Haben mehrere Personen Zugriff auf eine Datei (siehe Teilen - Dateien und Verzeichnisse oder Teilen mit Klassen - Klassenverzeichnisse), können diese die Datei gleichzeitig öffnen und bearbeiten. Dabei können alle sehen, welche Änderungen von anderen im Moment vorgenommen werden und alle können gleichzeitig Änderungen durchführen.

ACHTUNG: Eine Hürde bietet die Tabellenkalkulation, die Funktionen nur in englischer Sprache versteht. Außerdem werden keine Verknüpfungen zu anderen Dateien unterstützt, da online nur eine Datei geöffnet werden kann. Verknüpfungen zu anderen Dateien können dabei nicht aufgelöst werden und werden eventuell fehlerhaft gespeichert.

Hat man den Synchronisationsclient auf einem Rechner installiert (siehe Synchronisation einrichten), wird von jeder Datei auf dem Server eine lokale Kopie auf dem Rechner erstellt und der Synchronisationsclient achtet darauf, dass Änderungen jeweils abgeglichen werden. Dadurch kann man zur Bearbeitung der lokal vorhandenen Kopien jede Software einsetzen, die lokal installiert ist, muss aber andererseits lokal auch die passende Software installiert haben.

ACHTUNG: Schwierigkeiten treten hier auf, wenn zwei Personen gleichzeitig an ihren lokalen Kopien arbeiten. Wird die erste geänderte Datei gespeichert und auf den Server synchronisiert, ist noch alles in Ordnung. Sobald aber die zweite geänderte Datei gespeichert wird, stellt der Synchronisationsclient fest, dass sich mittlerweile die Datei auf dem Server geändert hat. Würde die Datei auf dem Server überschrieben, würden die Änderungen in der ersten Datei überschrieben. Die Datei wird daher nicht überschrieben und es wird im Synchronisationsclient ein Problem angezeigt. Dieses Problem muss von Hand aufgelöst werden, indem eine der Dateien gelöscht wird und die andere den richtigen Namen erhält (falls diese nicht schon den richtigen Namen hat). Dabei können Änderungen in der gelöschten Datei in die andere Datei händisch eingepflegt werden. Dieses Problem tritt verstärkt auf, wenn die Daten auf mobile Geräte synchronisiert werden, die nicht immer eine Internetverbindung zum Server haben und daher länger nicht synchronisiert werden. So steigt die Wahrscheinlichkeit auf unterschiedliche Zustände.