Grundsätzlich hat nur die/der angemeldete BenutzerIn Zugriff auf die in der Cloud gespeicherten Daten, sowie die Verantwortlichen, die das System bereitstellen (hier die Schule selbst).

Allerdings gibt es in der Cloud spezielle Verzeichnisse, auf die mehrere Personen Zugriff haben.

Als erstes sind hier Klassentauschverzeichnisse genannt, auf die alle Mitglieder der jeweiligen Klasse vollen Zugriff haben. In diesen Verzeichnissen können alle Mitglieder Dateien speichern oder vorhandene bearbeiten oder löschen.
Inhalte, die in ein Klassenverzeichnis eingestellt werden, gehen sofort in den Besitz der Klasse über und werden zum Schuljahreswechsel gelöscht.
Lehrkräfte können Mitglied in jeder Klasse werden und damit auf die Klassenverzeichnisse zugreifen (siehe Klassenmitgliedschaft).

Weitere Gruppenverzeichnisse sind die Fachschaftsverzeichnisse in der Lehrkräftecloud. Für die Mitgliedschaften für die Fachschaftsverzeichnisse sind die Fachschaftsvorsitzenden verantwortlich.

Erkenntlich sind solche Gruppenverzeichnisse an einem speziellen Symbol das eine Gruppe darstellt.
In der Abbildung sind das die Verzeichnisse „Klasse_SGGS121“, „Klasse_TGTM11“ und „Klasse_W1BM“.

Eine weitere Möglichkeit, dass andere auf eigene Dateien zugreifen können, besteht darin, dass die/der BesitzerIn Verzeichnisse oder Dateien für andere freigegeben hat.
Beim Teilen von Inhalten sollte man auf eine sinnvolle Bennenung achten.

Das dargestellte Verzeichnis „klassen“ enthält eine Freigabe und erhält daher ein Symbol mit einem Plus und einer Person. Außerdem steht hinter dem Verzeichnisnamen „geteilt“.
Bei geteilten Dateien ist das Symbol unverändert die Vorschau der Datei. Man erkennt die Teilung nur am Hinweis „geteilt“ hinter dem Dateinamen.

Eine Übersicht über alle geteilten Inhalte hält man im linken Menü über „Freigaben“ und den entsprechenden Unterpunkten (siehe Abbildung).

Beim Teilen von Inhalten mit Klassen/Gruppen sollte man beachten, dass nach dem Schuljahreswechsel die Personen in den Klassen/Gruppen andere sein können, die Teilung mit der Klasse/Gruppe aber bestehen bleiben. Damit werden Inhalte eventuell mit den falschen Personen geteilt.

Alle Verzeichnisse, die ein leeres Symbol haben (in der Abbildung „mathematik“), sind für andere Personen nicht sichtbar.

Es kann aber sein, dass in einem ungeteilten Verzeichnis trotzdem Inhalte vom Besitzenden geteilt wurden. Diese Teilungen werden erst bei Ansicht des Inhaltes angezeigt oder in der Übersicht der geteilten Inhalte (→ „Freigaben“ → „Von dir geteilt“).